How to Create Database

a.               Fungsi software Aplikasi Basis Data (Ms. Access)

      Salah satu manfaat computer adalah dapat digunakan untuk mengelolah data. Perangkat lunak pengolah data lazim disebut database. Microsoft Access merupakan salah satu program aplikasi yang digunakan untuk mengolah database (basis data) Komputer stan alone, di mana program aplikasi ini lebih mudah digunakan dibandingkan dengan program aplikasi yang lain dan dapat menyelesaikan pekerjaan dengan cepat, efektif, dan efisien. Database pada MS. Acciess adalah kumpulan dari objek-objek yang terdiri dari Table, Query, Report, Page,Macro, dan Modul. fungsi utama pada program aplikasi MS. Access yaitu untuk mengolah data yang banyak atau besar sehingga jika suatu saat data tersebut dibutuhkan, akan mudah mencarinya dengan cepat dan benar,sebagi contoh :

a.      Aplikasi program data siswa,
b.      Aplikasi program administrasi sekolah,
c.       Aplikasi program upah karyawan,
d.      Aplikasi program penjualan barang,
e.      Aplikasi program persediaan barang,
f.        Dan lain-lain, juga dbisa dibuat sesuai dengan kebutuhan setiap lembaga atau instansi masing-masing.
b.               Tujuan Pembuatan Database

      Kelompok kami pada Tugas kali ini mempersembahkan sebuah database mengenai “Data Gaji Karyawan PT. Central Distributor of Surabaya”. Sebuah database yang sengaja kami sajikan untuk memudahkan pihak Administrasi Keuangan Perusahaan dalam memberikan gaji sesuai dengan jabatan dan ketentuan perusahaan. Ide ini muncul ketika kami mempertimbangkan maraknya perusahaan-perusahaan yang terus berkembang seiring berjalannya zaman modern ini. Sehingga kami berharap dengan dibuatnya database ini dapat menjadikan administrasi perusahaan menjadi lebih tertib dan mudah dalam pengontrolan.

c.                Langkah-Langkah Pembuatan
1)      Table (Database)
·         Pilih kolom Create dalam toolbar, lalu Tekan tombol Table kemudian pilih Design table
·         Akan tampil Window table yang terdiri dari: Field name (nama field yang harus kita isi), Data Type (tipe field yang kita buat), dan Description (penjelasan dari nama field)
·         Menentukan Primery Key dari field yang kita buat,  dengan cara EditPrimery Key
·         Mengolah Tipe Data sesuai keinginan kita (field text, field memo, field currency, field date/time, dst.)
·         Setelah selesai mengformat, lalu kita simpan set dengan klik kanan – save dan close window Design Table tersebut.
·         Pengsisian kolom table yang telah kita buat yakni Biodata Karyawan (Table pertama) dan Data Gaji Karyawan (table kedua).
·         Setelah selesai mengisi data, lalu simpan data dengan klik kanan – save. Jangan lupa cantumkan nama Table sebelum anda tutup.
·         Pembuatan table selesai.
2)      Query (Pengklasifikasian Database)
·         Pembuatan Query dapat dilakukan setelah kita selesai membuat Database.
·         Buka database lalu pilih toolbar Create dan tekan tombol Query Wizard,
·         Pada database ini kami memilih untuk membuat Query dengan tipe Simple Query Wizard, untuk proses pengolahan Query maka akan muncul kotak dialog Simple Query Wizard.
·         Pilih Table Species, dan pilih field-field yang akan ditampilkan (dari kedua table yang kita buat) dengan menekan tombol “>”
·         Klik tombol button Next, maka akan muncul Summary. Pilih Summary lalu tekan button Finish untuk mengakhiri proses pembuatan Query.
·         Save Query sebelum meninggalkan kolom Query, dan jangan lupa kita berikan nama Query terlebih dahulu.
3)      Form (Formulir Database)
·         Sama halnya dengan pembuatan Query, pembuatan Form ini juga harus memiliki database terlebih dahulu.
·         Buka Toolbar Create, lalu pilih icon Form. Maka secara langsung akan muncul database dalam bentuk Form. Form dalam Access terbagi menjadi dua, yakni Form Design View dan Form Wizard. Kali ini kelompok kami menggunakan Form tipe Design View.
·         Untuk mengolah Form, pilih Design View yang terdapat di Icon kiri atas atau dengan klik kanan. Setelah itu tampilan akan berubah menjadi mengotak bergaris.
·         Dalam pengolahan Form, kami menambahkan Tombol Kontrol “TAMBAH DATA” dan “SIMPAN DATA”. Caranya dengan klik icon Button, lalu meng-drag pada kolom Form kanan bawah. Setelah itu akan langsung muncul Command Button Wizard, dan kita pilih Record Operation. Lalu tekan button Next, maka akan muncul pilihan perintah (Text atau gambar). Dalam database ini kita memilih Text, lalu tambahkan text perintah yang ingin kita berikan (TAMBAH DATA). Setelah itu, tekan button Next lagi, maka akan muncul perintah yang dalam kolom ini kita diwajibkan mengisi text yang serupa dengan apa yang telah kita tuliskan sebelumnya. Dan tekan button Finish untuk mengakhirinya. Begitu pula dengan perintah selanjutnya akan melalui langkah-langkah yang serupa.
·         Setelah selesai pengolahan, pilih tombol Form View untuk melihat hasil pengolahan Form.
4)      Report (Laporan Singkat Database)
·         Report memiliki dua jenis metode pembuatan, yaitu Report Design View dan Report Wizard. Dalam database ini kami membuat Report dengan metode pertama.
·         Proses pembuatan Report ini tidak berbeda jauh dengan langkah-langkah yang dilakukan dalam pembuatan Form.
·         Tekan Toolbar Create lalu pilih Icon Report, maka secara langsung tampilan Report dari database akan muncul dalam bentuk mengotak dan bergaris.
·         Lakukan pengeditan dengan menggunakan Design View untuk mempercantik kolom Report dengan mengubah Color, jenis huruf, dll.
·         Setelah selesai men-setting tampilan, maka klik kanan – Save dan Close untuk mengakhiri pembuatan Report.
5)      Relationship (Hubungan antara database)
·         Relasi antar table ini dihubungkan dengan menggunakan Primary Key dan Foreign Key. Maka untuk membuat Relationship setiap table harus memiliki Primary Key dan Foreign Key terlebih dahulu untuk menghubungkan antara table induk dan table anak.
·         Beberapa macam relasi, antara lain: one to many, one to one, many to many dan many to one. Kita dalam database ini menggunakan one to one
·         Primary key merupakan suatu atribut yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian tetapi juga mewakili setiap kejadian dari suatu entitas.
·         Foreign Key merupakan atribut yang melengkapi relationship dan menunjukkan hubungan antara table induk dengan table anak. Foreign key terdapat pada table anak.
·         Langkah-Langkahnya:
          Klik tab Database Tool pada jendela
          Klik Relationship pada Ribbon show
          Kemudian akan muncul tab Relationship pada object tab dan kotak dialog Show Table, kemudian pilih tab Tables
          Klik kedua nama table (menggunakan shift) lalu klik button Add, kemudian hubungkan ID_NIK pada table pertama dengan ID_NIK pada table kedua melalui dragging.
          Kemudian akan muncul kotak dialog Edit Relation Ship, klik Checkbox Enforce Referential Integrity, lalu klik Button Create.
          Setelah itu maka akan muncul table Relationship antara kedua table.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s